¿Cinco años para conservar la contabilidad?
Generalmente solemos escuchar que debemos conservar la contabilidad por un periodo de cinco años, sin embargo, debemos revisar los ordenamientos jurídicos que nos hablan sobre los plazos para conservar la misma y sobre todo conocer que en algunos casos los plazos para conservarla son mayor al mencionado con anterioridad.
Comencemos indicando que los ordenamientos jurídicos relativos a este tema los encontramos en el Titulo II del Código Fiscal de la Federación, en su capítulo único.
El articulo 28 situado en dicho capítulo del Código Fiscal de la Federación nos indica las obligaciones en materia contable y en su primer párrafo nos habla lo que integra la contabilidad para efectos fiscales entre lo cual en el Apartado A de la Fracción I del párrafo en cuestión nos dice:
- Para efectos fiscales, la contabilidad se integra por:
A. Los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.
Y no podemos dejar de ver el artículo 33 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación en su apartado A:
Para los efectos del artículo 28, fracciones I y II del Código, se estará a lo siguiente:
| A. | Los documentos e información que integran la contabilidad son: |
I. Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas que se utilice para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y asientos;
II. Los avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes, así como su documentación soporte;
III. Las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos;
IV. Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables, incluyendo los estados de cuenta correspondientes a inversiones y tarjetas de crédito, débito o de servicios del contribuyente, así como de los monederos electrónicos utilizados para el pago de combustible y para el otorgamiento de vales de despensa que, en su caso, se otorguen a los trabajadores del contribuyente;
V. Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente;
VI. La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones;
VII. La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior;
VIII. La documentación e información de los registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios, y
IX. Las demás declaraciones a que estén obligados en términos de las disposiciones fiscales aplicables.
Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla a disposición de las autoridades fiscales de conformidad con la fracción III del artículo 28 de este Código.
Y su párrafo tercero encontramos el plazo de conservación de la contabilidad y documentación, que a la letra dice:
La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos. Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin. Tratándose de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, de la documentación e información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 22 y 23 de la ley citada, la información y documentación necesaria para implementar los acuerdos alcanzados como resultado de los procedimientos de resolución de controversias contenidos en los tratados para evitar la doble tributación, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.
Del precepto legal anterior se desprende que en efecto la documentación y contabilidad deberán conservarse por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones, sin embargo, en el mismo ordenamiento podemos apreciar que cierta documentación como es el caso por ejemplo de lo relativo a las actas constitutivas de las personas morales la misma se deberá conservar por el tiempo que subsista la sociedad o el contrato.
Pasemos a revisar el cuarto, quinto, sexto y séptimo párrafo del artículo 30 del CFF en cuestión.
Tratándose de las actas de asamblea en las que se haga constar el aumento de capital social, además se deberán conservar los estados de cuenta que expidan las instituciones financieras, en los casos en que el aumento de capital haya sido en numerario o bien, los avalúos correspondientes a que se refiere el artículo 116 de la Ley General de Sociedades Mercantiles en caso de que el aumento de capital haya sido en especie o con motivo de un superávit derivado de revaluación de bienes de activo fijo. Tratándose de aumentos por capitalización de reservas o de dividendos, adicionalmente se deberán conservar las actas de asamblea en las que consten dichos actos, así como los registros contables correspondientes. Tratándose de aumentos por capitalización de pasivos, adicionalmente se deberán conservar las actas de asamblea en las que consten dichos actos, así como el documento en el que se certifique la existencia contable del pasivo y el valor correspondiente del mismo. Dicha certificación deberá contener las características que para tal efecto emita el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general.
Tratándose de las actas en las que se haga constar la disminución de capital social mediante reembolso a los socios, además se deberán conservar los estados de cuenta que expidan las instituciones financieras en los que conste dicha situación. Tratándose de las actas en las que se haga constar la disminución de capital social mediante liberación concedida a los socios, se deberán conservar las actas de suscripción, de liberación y de cancelación de las acciones, según corresponda.
Tratándose de las actas en las que se haga constar la fusión o escisión de sociedades, además se deberán conservar los estados de situación financiera, estados de variaciones en el capital contable y los papeles de trabajo de la determinación de la cuenta de utilidad fiscal neta y de la cuenta de aportación de capital, correspondientes al ejercicio inmediato anterior y posterior a aquél en que se haya realizado la fusión o la escisión.
Tratándose de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, además se deberán conservar los estados de cuenta que expidan las instituciones financieras en los que conste dicha situación.
De los párrafos anteriores podemos apreciar que, tratándose de actas de aumento de capital social, las actas de disminución de capital social, las actas de fusión o escisión de sociedades y las constancias a personas morales además se deberán conservar los estados de cuenta que expidan las instituciones financieras.
Continuando con el mismo ordenamiento, articulo 30 del Código Fiscal de la Federación, pero en su párrafo noveno nos indica:
La información y documentación a que se refieren los artículos 32-B, fracción V y 32-B Bis de este Código deberán conservarse durante un plazo de seis años contados a partir de la fecha en que se generó o debió generarse la información y documentación respectiva, o bien, a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ella relacionada, según sea el caso.
Aquí encontramos un plazo mayor a los cinco años, el cual va dirigido para Instituciones financieras.
Con lo que, respecta a la documentación comprobatoria de pérdida fiscal, consultemos el párrafo decimo del mismo artículo que estamos analizando.
En el caso de que la autoridad fiscal esté ejerciendo facultades de comprobación respecto de ejercicios fiscales en los que se disminuyan pérdidas fiscales de ejercicios anteriores, se distribuyan o paguen dividendos o utilidades, se reduzca su capital o se reembolsen o envíen remesas de capital en términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta o se reciban cantidades por concepto de préstamo, otorgado o recibido, independientemente del tipo de contrato utilizado, los contribuyentes deberán proporcionar la documentación que acredite el origen y procedencia de la pérdida fiscal, la documentación comprobatoria del préstamo o la documentación e información que soporte el saldo origen y los movimientos de la cuenta de utilidad fiscal neta, de la cuenta de capital de aportación o de cualquier otra cuenta fiscal o contable involucrada en los referidos actos, independientemente del ejercicio en el que se haya originado la pérdida, el préstamo, u originado los movimientos de la cuenta de utilidad fiscal neta, de la cuenta de capital de aportación o de cualquier otra cuenta fiscal o contable involucrada. Lo anterior aplicará también en el caso de contratación de deudas con acreedores, o bien para la recuperación de créditos de deudores. El particular no estará obligado a proporcionar la documentación antes solicitada cuando con anterioridad al ejercicio de las facultades de comprobación, la autoridad fiscal haya ejercido dichas facultades en el ejercicio en el que se generaron las pérdidas fiscales de las que se solicita su comprobación, salvo que se trate de hechos no revisados.
De lo anterior podemos argüir que para el caso de que se disminuyan pérdidas fiscales de ejercicios, se distribuyan o paguen dividendos o utilidades, se reduzca su capital o se reembolsen o envíen remesas de capital, se reciban cantidades por concepto de préstamo, otorgado o recibido, los contribuyentes deberán proporcionar la documentación que acredite el origen y procedencia de la pérdida fiscal, la documentación comprobatoria del préstamo o la documentación e información que soporte el saldo origen y los movimientos de la cuenta de utilidad fiscal neta, de la cuenta de capital de aportación o de cualquier otra cuenta fiscal o contable involucrada en los referidos actos, por lo que sin lugar a dudas aquí estamos hablando de que la documentación no solo se guardaría cinco ejercicios pues tan sólo las pérdidas fiscales tenemos un plazo de diez ejercicios para poder aplicarlas de acuerdo al segundo párrafo del artículo 57 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
¿Y que hay respecto a las infracciones y multas por no conservar la contabilidad?
Revisemos el Artículo 83 del Código Fiscal de la Federación en su Fracción VI.
No conservar la contabilidad a disposición de las autoridades por el plazo que establezcan las disposiciones fiscales.
Ahora vayamos al Artículo 84 también del Código Fiscal de la Federación en su Fracción V.
A quien cometa las infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad a que se refiere el Artículo 83, se impondrán las siguientes sanciones:
De $1,030.00 a $13,480.00, a la señalada en la fracción VI.
De lo anterior podemos exponer que el plazo para conservar la contabilidad o al menos cierta documentación no es solo de cinco años, alguna es de por vida de la sociedad, o bien un plazo mayor al comentado por lo que es importante conocer que debemos conservar y los plazos para la misma y así evitar caer en posibles sanciones.